نموذج خطاب لعدم التمكن من حضور اجتماع

عدم التمكن من حضور اجتماع
إلى: (تحديد الشخص / المجموعة، مثلاً: عبد الرزاق، عبد الله وأحمد)
من: (اسمك)
التاريخ: (التاريخ، مثلاً: 5 تموز 1998)
الموضوع: (اجتماع، مثلاً: اجتماع في 13 تموز عند الساعة 2,00 من بعد الظهر).
آسف لعدم تمكني من حضور إجتماعنا الذي سيعقد يوم (التاريخ والوقت، مثلاً: الأربعاء عند الساعة 2,00 من بعد الظهر) لأنني (تحديد الأسباب، مثلاً: قمت مسبقاً بتحديد موعد للقاء زبوننا السيد هندرسون في هذا الوقت). وبما أنني لا أود أن أعطل مواعيدك، أقترح أن تجتمعوا من دوني. (تحديد ما ستقوم به بدلاً من ذلك، مثلاً: سوف أطلب إلى أمين السر أن يرسل ملف مصانع غوردون إلى مكاتبكم وسأتكلم مع أحمد يوم الخميس لأعرف ما أفضى إليه الاجتماع من نتائج بخصوص قرارنا إقفال الحساب).
آسف لأي إزعاج قد يسببه تخلفنا عن حضور الاجتماع.