فيسبوك تويتر RSS



العودة   مجلة الإبتسامة > تقنيات السعادة الشخصية و التفوق البشري > علم الإدارة والاتصال و إدارة التسويق و المبيعات

علم الإدارة والاتصال و إدارة التسويق و المبيعات علم الادارة الحديث, كيف تطور نفسك في عملك, كيف تصبح ناجحاً في شركتك , كيف تكون قائداً ومتحمساً في وظيفتك



إضافة رد
 
LinkBack أدوات الموضوع انواع عرض الموضوع
  #4  
قديم September 29, 2007, 03:06 PM
 
رد: تعلم فنون السكرتارية الادارية

الدرس الثالث / ما ذا تعرف عن السكرتارية العامة ؟؟

ثالثاً : السكرتارية العامة : " الإدارة المكتبية "

أهم خدماتها :

1-تقوم بمتطلبات البريد الصادر والوارد ومتابعتها .

2- تلتزم بما يتطلبه الاتصال العادي والبرقي والسلكي .

3- تنظيم وسائط النقل من حركة وصيانة ..

فروع السكرتارية العامة :

* وحدة الاستعلامات

* وحدة الطباعة

* وحدة الصيانة

* وحدة التعقيب

* وحدة الحركة

* وحدة خدمات المبنى

* وحدة المحفوظات

* وحدة الاتصال

* وحدة مراقبة الدوام

^ ملاحظة ^

** يختلف تقسيم السكرتارية العامة من مؤسسة إلى أخرى تبعاً لاختلاف التنظيم

الإداري للمؤسسة الموجودة بها إلا أنه يتم إعادة تقسيم السكرتارية العامة إلى

الوحدات السابقة ...

أ) اختصاصات وحدة الاستعلامات :

* تنظيم دخول المترددين على المنشأة باستقبالهم ، والتحقق منهم ..

* الرد على استفسارات المراجعين ..

* استلام البريد الوارد والبرقيات الواردة في غير أوقات العمل الرسمية ..

ب) اختصاصات وحدة الاتصال الهاتفي :

* تركيب ونقل ورفع التليفونات داخل أقسام المنظمة .

* تلقي الإرشادات الهاتفية الصادرة والواردة وإرسالها إلى الجهات المختصة .

* تشغيل اللوحات التليفونية وصيانتها وتعليمها .


ج ) اختصاصات وحدة المحفوظات :

* كافة أعمال البريد الوارد من استقبالها ، استلام ،فرز ....الخ

* كافة أعمال البريد الصادر من استقبال ، ....الخ

* الإشراف على تداول الملفات واستعادتها .

* الإشراف على تنظيم وإدارة غرفة الحفظ ..

د) اختصاصات وحدة الطباعة :

* الإشراف على قسم النسخ المركزي إن وجد .

* القيام بجميع أعمال الطباعة والاحتفاظ بأصول الورق .

* القيام بأعمال صيانة الآلات الكاتبة وآلات الطباعة واتخاذ إجراءات إصلاح للذي

يعطل منها فوراً .

ه )
اختصاصات وحدة الصيانة :

* صيانة وإصلاح الأبواب والشبابيك والأثاث .

* صيانة وإصلاح الآلات المكتبية .

* صيانة المبنى وعمل الدهانات اللازمة له .

* وقاية المبنى من أخطار الحريق .

* كافة أعمال السباكة .

* كافة أعمال الكهرباء .

* صيانة وإصلاح أجهزة التكيف والمصاعد .

و) اختصاصات وحدة الحركة :

* إعطاء أوامر الحركة للسائقين لاستخدام وسائل النقل الخاصة بالمؤسسة .

* تجديد رخص السيارات المنتهية وتجديد التأمين على السيارات سنوياً .

* ترتيب نوبات العمل بين السائقين .

* الإشراف على صيانة وسائل النقل .

* مراقبة استهلاك الوقود والتأكد من استهلاكه في الأعمال المصلحية .

ز) اختصاصات وحدة خدمات المبنى :

* ترتيب ورديات عمال النظافة والسعادة وتوزيع الأعمال عليهم .

* مراقبة نظافة المبنى وأداء العمال لأعمالهم على أكمل وجه .

* الاشتراك في الصحف والمجلات ومراقبة توزيعها على من يهمه الأمر .

* اتخاذ إجراءات الإعلان في الصحف والمجلات .

* التعاقد على تأجير المبنى والملحقات الضرورية للعمل .

ح ) اختصاصات وحدة التعقيب "مندوب العلاقات الحكومية ":

* الاحتفاظ بسجلات المتعاقدين .

* استخراج الإقامة الخاصة بهم وبأسرهم .

* الحصول على التأشيرات اللازمة لهم .

* استخراج تذاكر السفر الخاصة لهم .

ط ) اختصاصات وحدة مراقبة الدوام :

* مراقبة حضور وانصراف العاملين في مواعيد العمل الرسمية ..

* أخطار شؤون الموظفين بحالات التأخير والغياب
__________________
فجأة طلبتني لها .. بلا ميعاد
طول انتظاري علّ حالي بسببها

لبّيت وجيت قبالها .. شفتها تزداد
روعة بصورة حسن ربي رسمها

عيني أنا بعينها .. والقلوب ابعاد
أخشى هدب عيني يلامس هدبها

ما أقوى الحكي حينها .. والقلب ما أعتاد
على لقى اللي حبّها من عرفها
رد مع اقتباس
  #5  
قديم September 29, 2007, 03:08 PM
 
رد: تعلم فنون السكرتارية الادارية

الدرس الخامس / كيفية استعمال الهاتف و معالجة البريد

سنكمل اليوم بإذن الله واجبات السكرتير الأولية والتي بدأناها في الدرس السابق

واجبات السكرتير الأولية :

ثالثاً / استعمال الهاتف :

أ ) أسلوب التحدث إلى الهاتف

"أسلوب التحدث يعطي انطباعا سلبيا أو ايجابيا عن واقع المؤسسة"..

على السكرتير أن يأخذ بعين الاعتبار الأمور التالية عند التحدث بالهاتف:

* التكلم بأسلوب هادئ وواضح ..

* يستحسن مخاطبة الشخص باسمه إذا كان معروفاً ..

* السرعة بالإجابة والرد على الهاتف والتعريف بالشركة ..

* الحفاظ على سرية الاتصال ..

* تدوين معلومات المتصل كاملة في دفتر خاص معد مسبقاً ..

* الإصغاء وعدم المقاطعة في الحديث ..

* عدم استخدام الهاتف لأغراضه الشخصية ..

* على السكرتير عدم إنهاء المكالمة إذا كان هو مستقبلاً لها .. "" مهمة ""


ب) تسجيل الرسائل الهاتفية والنماذج المستعملة :

يقوم بتسجيل الرسائل الهاتفية على النموذج المعد لذلك عندما يكون الرئيس خارج

مكتبه أو في اجتماع وعلى السكرتير أن يطلب من المتصل معلومات ضرورية مثل :

اسم المتصل –سبب الاتصال – وقت الاتصال – عنوان المتصل-في أي وقت يرغب أن يتصل به

الرئيس في حالة عودته .."" آخر نقطة مهمة ""


ج) الاتصال الهاتفي بالآخرين:

* أن يقوم السكرتير بالاتصال بالآخرين حسب طلب الرئيس سواء كان داخلي او خارجي .

* يجب ان يترك وقت فراغ بين الاتصال والآخر لإعطاء فرصة للاتصال به .


د) طرق الاتصالات الهاتفية خارج الدولة :


يجب على السكرتير الاحتفاظ بسجل أو دليل يحتوي على جميع الدول التي

يتعامل معها الرئيس وهذا الرئيس يدون فيه اسم البلد والرقم الرمزي لها

ورقم المدينة والشركة التي يرغب الاتصال بها ..

كالتالي : مثال:

رقم الشركة , الرقم الرمزي للمدينة , الرقم الرمزي للدولة , 00

رابعاً / أنظمة وإجراءات البريد الوارد والصادر

تتوقف فعالية وكفاءة الأدوات المختلفة إلى حد كبير على دقة وسرعة النظام المتبع

لمعالجة البريد، يجب المحافظة على البريد الوارد ربما يكون يحمل شيك أو حوالات

مالية بريدية أو بنكية مرفقة بها ...

خطوات معالجة البريد الوارد :


* وصول البريد إلى المنشأة ..

* فتح البريد ..

* فتح المرافقات وفرزها ..

* تسجيل وقت المراسلات ..

* فتح البريد وقراءته واتخاذ ما يلزم بشأنه ..

* التسجيل في دفتر الوارد ..

* توزيع الرسائل على جهات الاختصاص ..


أما البريد الصادر :

يجب على المؤسسة الاهتمام بهذه الرسائل الصادرة منها لأنها تعطي انطباعا

عنها للجهات المصدرة إليها ، بحيث تكون ذات مظهر لائق ومنسق وخالية من الأخطاء

اللغوية والمطبعية على اعتبار إنها إعلان للمؤسسة ..

الإجراءات الخاصة بعملية تصدير الرسائل :

* جمع المعلومات المتعلقة بموضوع الكتابة وإملائها للسكرتير وطباعتها بالتنسيق اللائم ..

* فهرسة الرسائل ، وذلك بوضع أرقام ملفات موضوعاتها على الأصول وكل الصور ..

* توقيع الرسائل ..

* التسجيل في السجل الصادر ..

* طي الرسالة ووضعها في الغلاف المناسب ..

* طباعة عنوان المرسل إليه على الغلاف ..

* تشميع الغلاف ووضع الطوابع عليه ..

الأدوات المستخدمة في معالجة البريد الوارد والصادر :


الأختام – آلات فتح المغلفات – آلات إغلاق المغلفات – آلات طي الرسائل –

آلات العنونة – آلات وضع الطوابع ..
__________________
فجأة طلبتني لها .. بلا ميعاد
طول انتظاري علّ حالي بسببها

لبّيت وجيت قبالها .. شفتها تزداد
روعة بصورة حسن ربي رسمها

عيني أنا بعينها .. والقلوب ابعاد
أخشى هدب عيني يلامس هدبها

ما أقوى الحكي حينها .. والقلب ما أعتاد
على لقى اللي حبّها من عرفها
رد مع اقتباس
  #6  
قديم September 29, 2007, 03:08 PM
 
رد: تعلم فنون السكرتارية الادارية

معلومات إضافية تخص النقطة الثالثة من واجبات السكرتير ( استعمال الهاتف )

وهي مأخوذه من كتابي المجمع 2 دورات( NLP) بس كتبتها هنا لوجود علاقة ...


الهاتف كوسيلة اتصال بين البشر


قد تتفق معي أن الهاتف وسيلة اتصال فعّالة .. أو لا تتفق ..

وأنا معك في الحالتين وهو وسيلة ممتازة لإيصال رسائلنا إلى الآخرين ..


ولأن الهاتف وسيلة فإن له قواعد في التعامل معه:

1 . اختيار نوع الهاتف:


يجب عليك أولا أن تختار نوعًا من الهواتف التي تناسبك؛ بمعنى أن كل شخص

حر في اختيار الهاتف الذي يريحه..فالبعض يحب التحدث عبر الهواتف اللاسلكية

والبعض الآخر يحب تلك الحافظة للرسائل، المهم هو أن تختار الهاتف الذي

يريحك في شكله .. وحمل سماعته ووضوح صوته.


2. استعد لإجراء المكالمة (وضع إرسال):

* إ ذا كنت تستخدم اليد اليمنى في التعامل اليومي فضع ورقة وقلمًا يمين الهاتف ..

وعندما ترفع السماعة قم برفعها باليد اليسرى ..إن ذلك يجعلك مستعدًا لتسجيل

أي ملاحظة خلال المكالمة، وكذلك تدوين أفكارك.. لطرحها في المستقبل.

* قبل أن تهم برفع سماعة الهاتف لتجري اتصالا قم بكتابة رؤوس الموضوعات التي تريد

أن تبلغها إلى الطرف الآخر حتى لا تتوه منك الأمور أثناء الحديث.

* عندما يرد عليك الهاتف المقابل قم بتقديم نفسك فورا .. و لا تقل إنه يعرف صوتي .

فكثير من الناس متشابهون في أصواتهم .. وذلك حتى لا يقع متلقي رسالتك في حرج.

* لا تأكل أثناء الحديث في الهاتف أو تمضغ اللبان وتخلص مما في فمك قبل

أن تقوم بطلب المكالمة أو حتى الرد عليها.

* إذا كنت في ظروف عادية حاول أن تكون مبتسمًا ولو كان المحاور لا يراك ؛

فإن عضلات الوجه المنشرح تؤثر عمليًا على نبرات الصوت.

* لا تنشغل في أعمال جانبية أثناء التركيز في المكالمة؛ فإذا كانت هامة فركز فيها..

وإن كانت غير هامة فلا تضيع وقتك، وانهها بكل لباقة ولطف.

* لا تتحدث بالهمهمات والإشارات؛ بل بالصوت فقط فإن الطرف الآخر لا يراك عبر الهاتف ..

إلا إذا كنت تستعمل الهاتف المرئي!

* استخدم لغتك الأصلية ولا تستعمل لغة أخرى إلا لإيضاح مفهوم أو كان المتحدث الآخر

لا يجيد لغتك.

* إذا اضطررت لقطع المكالمة اعتذر للمتحدث وبيّن له سبب الانقطاع.

* لا تبتسم أو تضحك في أثناء حديث حزين بدعوة أن المحاور لا يراك.

3. استعد لاستقبال المكالمة (وضع الاستقبال) :


* ارفع سماعة الهاتف بعد الرنة الثانية، الرد الفوري يفاجئ المتصل والرد المتأخر

يوحي بعدم الفعالية.

* حي المتصل وكأنه يدخل بيتك..دون رفع تكلفة في حالة الغرباء.

* تعلم فن الإنصات؛ فالمتصل بالتأكيد يحتاج إليك لذا أجرى الاتصال بك.

* لاتنهِ المكالمة قبل أن ينهها المتصل .. ( لا تطرد الضيف من بيتك دعه يخرج وحده ).

__________________
فجأة طلبتني لها .. بلا ميعاد
طول انتظاري علّ حالي بسببها

لبّيت وجيت قبالها .. شفتها تزداد
روعة بصورة حسن ربي رسمها

عيني أنا بعينها .. والقلوب ابعاد
أخشى هدب عيني يلامس هدبها

ما أقوى الحكي حينها .. والقلب ما أعتاد
على لقى اللي حبّها من عرفها
رد مع اقتباس
إضافة رد

مواقع النشر (المفضلة)

الكلمات الدلالية (Tags)
الادارية, السكرتارية, تعلم, فنون

أدوات الموضوع
انواع عرض الموضوع


المواضيع المتشابهه
الموضوع كاتب الموضوع المنتدى مشاركات آخر مشاركة
من المدير إلى السكرتارية كبرياء علم الإدارة والاتصال و إدارة التسويق و المبيعات 11 July 5, 2012 12:32 PM
الكتابة الادارية الفعالة بو نايف علم الإدارة والاتصال و إدارة التسويق و المبيعات 26 December 6, 2011 09:09 AM
إجراءات السكرتارية بو نايف علم الإدارة والاتصال و إدارة التسويق و المبيعات 52 November 24, 2011 10:25 AM
من هو السكرتير وما هي آمال السكرتارية، وماهي متطلبات هذا العمل بو راكان علم الإدارة والاتصال و إدارة التسويق و المبيعات 20 March 24, 2010 02:43 PM
تعرف على فنون الحوار والإقناع بو راكان علم البرمجة اللغوية والعصبية NLP وإدارة الذات 6 February 9, 2009 01:47 PM


الساعة الآن 07:13 PM


Powered by vBulletin® Copyright ©2000 - 2024, Jelsoft Enterprises Ltd.
Search Engine Friendly URLs by vBSEO 3.6.0 PL2
المقالات والمواد المنشورة في مجلة الإبتسامة لاتُعبر بالضرورة عن رأي إدارة المجلة ويتحمل صاحب المشاركه كامل المسؤوليه عن اي مخالفه او انتهاك لحقوق الغير , حقوق النسخ مسموحة لـ محبي نشر العلم و المعرفة - بشرط ذكر المصدر