تعد الفواتير إحدى مسلمات الحياة التي لا يمكن تجنبها. ونحن نستطيع أن نضحك بسبب العديد من الأوراق الخاصة بنا في حياتنا، ولكن مشاهدة الفاتورة التي لم تسدد منظر لا يبعث على الضحك بالتأكيد! إن كثيراً من الأوراق الخاصة بنا سوف تنسى لو تجاهلناها لمدة طويلة، أما الفواتير فيجب أن نعثر عليها. فالفاتورة المفقودة قد تعنى فصل خدمة الهاتف أو الكهرباء أو المياه.
كما أن الفواتير قد تبعث أحياناً في النفس شعوراً بالمرارة.
ويأتي مع الفواتير غير المحببة للنفس مجموعة من الأسئلة. فليس علينا فقط أن نعنى بمسألة الحصول على المال اللازم لدفع هذه الفواتير، بل هناك أيضاً مسائل، مثل: من سيدفع الفواتير ومتى وأين وكيف.
وغالباً ما يقضي العملاء وقتاً في الجدال حول ما إذا كانوا يريدون تأجيل دفع فاتورة.
إن من أهم عناصر تخفيف الضغط المصاحب لعملية دفع الفواتير تصميم نظام لحفظها.
ومن أسهل الطرق لذلك، أن تضع جميع الفواتير في مكان واحد، مع أن هذه الطريقة ليست أفضل طريقة من ناحية التدبير المالي.
اجلس وادفع هذه الفواتير على الأقل مرة كل شهر، ثم احفظ كل الايصالات في محل واحد أو في محلات مختلفة حسب نوعية المصروف. وإذا أردت مراجعة عملية السداد، فسوف تستطيع أن تجد المعلومات.
لاحظ أنه ليس من الضروري أن تفتح الرسالة التي بداخلها الفاتورة بمجرد استلامها. وإذا لم تكن تنوي أن تتصرف في الفاتورة بطريقة محددة حالما تستلمها، فأنا لا أنصح بأن تفتحها؛ إذ ستكون نتيجة فتح الخطابات التي بداخلها الفواتير، زيادة كبيرة في الورق الذي يتعين عليك أن تنظمه، وكذلك احتمال انفصال الفاتورة عن المظروف الذي سوف تستخدمه لعملية السداد.
إنّ إحدى الطرق التي تستخدم لضبط وقت سداد الفواتير،هي أن تفتحها وتدون القيمة وتاريخ السداد بخط بارز على المظروف الخاص بها، ثم تكتب في تقويمك اليوم الذي يجب عليك أن تسدد فيه.
وهناك طريقة أخرى وهي أن تعد قائمة بالفواتير التي تصلك، ثم تقوم بوضع خط على كل فاتورة تقوم بسدادها مبيناً تاريخ السداد وطريقة السداد.
وسوف تستفيد من هذا التنظيم مرجعاً مستقبلياً لعمليات سداد فواتيرك.
من وجهة نظر التنظيم المالي،من الحكمة أن تقوم بالسداد مرة كل شهر. فهذه الطريقة تسمح لك بأن تنظر نظرة شاملة إلى وضعك المالي، وأن تصنع قرارات على أساس حقائق فعلية، وليس على أساس شعورك أو مخاوفك.
بعد أن تقوم بدفع الفواتير سيواجهك السؤال التالي: ماذا أصنع بالإيصالات؟ وللإجابة على هذا السؤال، اسأل نفسك سؤالاً آخر: ما الذي يجعلني أحتاج إلى هذا الايصال؟ وإذا استعرضت ماضيك، فقد تدرك أنك لم تكن تحتاج إلى هذه المعلومات.
اعلم أنك تحتاج إلى أن تحتفظ بهذه الايصالات إلى أن تتأكد من أن الشيء الذي اشتريته، أو الايداع الذي أجريته، تم تسجيله بصورة دقيقة على الكشف.
وبعد أن تتأكد من ذلك، ولم تكن ترغب أن تحتفظ بالإيصالات كمستند لمشترياتك، يمكنك التخلص منها.
مع أنك لن تستلم مبلغاً من المال مقابل تنظيم سجلاتك المالية، فإن هذا العمل يعد عملاً عظيماً.
فأغلب الناس لا يحبون عملية دفع الفواتير، ولكن تأجيل هذه العملية لا يجعلها أكثر سهولة أو يقصر الوقت الذي تستغرقه.
لذا يجب أن تخطو الخطوة الأولى بأن تضع كل فاتورة تصلك بالبريد في ملف أعمالك الذي يحمل عنوان ((للدفع))، ثم احجز موعداً مع نفسك لإنجاز المهمة، ثم أنجزها.