وعليكم السلام ورحمة الله وبركاته

ساحاول مساعدتك على قدر مااستطيع بالنسبة للمراجع فاصعب خاصة في النت يمكن اعتمد المرجع الموقع

تقريركامل عن مفهوم السكرتارية جاهز للطباعة


مفهوم السكرتارية من منظور وظيفي باعتبارها الساعد الايمن للوظيفة الادارية


من الاخطاء الشائعة لدى الكثير بان وظيفة السكرتارية هي مجرد طباعة الوثائق والرد على المكالمات الهاتفية وهذا الخطأ الشائع قد ادى الى وجود نقص شديد وواضح في السكرتارية المهنية المحترفة ووجود شواغر كثيرة في جميع المؤسسات الحكومية والخاصة لوظائف السكرتارية والدعم الاداري0
هذا البرنامج يتناول مفهوم الادارة المكتبية والسكرتارية من منظور وظيفي على اعتبار ان وظيفة السكرتارية هي الساعد الايمن للوظيفة الادارية بل ان السكرتارية هي في الاساس وظيفة إدارية في طبيعتها

الهدف العام:
تولي الأعمال الخاصة بمكتب رئيس البلدية الفرعية ، وتوفير التسهيلات المكتبية له .

المهام:
1- تنظيم مواعيد ومقابلات الرئيس وزياراته واجتماعاته .
2- استقبال المراجعين والمكالمات واتخاذ الإجراءات المناسبة حيالها حسب التوجيهات>
3- استلام البريد الوارد الخاص والسري وعرضه على الرئيس .
4- إعداد التقارير والمذكرات المطلوبة من الرئيس فيما له علاقة بمكتب الرئيس .
5- إصدار المعاملات الخاصة والمعاملات ذات الطابع السري بعد توقيعها من الرئيس
. 6- الإشراف على أعمال النسخ والتصوير والترجمة وكافة متطلبات السكرتارية للرئيس حسب توجيهاته
7- اقتراح الإجراءات الخاصة بأعمال السكرتارية بالتعاون مع إدارة التطوير الإداري ، والعمل على تطويرها باستمرار .
8- تقديم المعلومات اللازمة عن السكرتارية لمشروع الميزانية .
9- إعداد تقارير دورية عن نشاطات وإنجازات السكرتارية ، ورفعها إلى رئيس البلدية الفرعية .

اختصاصات قسم السكرتارية:
- حفظ سجلات وملفات العاملين بالإدارة، ومتابعة شؤونهم الوظيفية، وما يطلب منهم من بيانات.
- استلام البريد الصادر من الإدارة، وحفظ نسخ منه، ومتابعة استلامه من قبل الجهات المرسل إليها بالإضافة إلى تسليم البريد الوارد للإدارة.
- القيام بالأعمال المساندة من طباعة ، وتصوير ، وغيرها من الأعمال التي تتطلبها الإدارة.
- متابعة الأعمال المتعلقة بأعمال المخازن والتأثيث، والصيانة ، ومتابعة الصادر، والوارد داخل الإدارة.
- حصر احتياجات وحدات الإدارة من الأدوات المكتبية والقرطاسية، وكافة التجهيزات اللازمة، واتخاذ إجراءات طلبها من الجهة المختصة.
- حفظ وترتيب الملفات الموضوعية الخاصة بالإدارة.
- توزيع القرارات والنشرات والتعاميم على الوحدات التابعة للإدارة.
- استقبال المترددين، والزائرين للإدارة، وتنظيم مواعيد مقابلاتهم مع المختصين بها.

الوحدات التابعة للسكرتارية:
المطابع الإدارة العامة للنشر العلمي مهمة هذه الإدارة هي الإشراف على جميع أقسام ووحدات الإدارة بقسميها النشر العلمي والمطابع. يتولى الإشراف على هذه الإدارة أستاذ جامعي (عضو هيئة تدريس) تم تكليفه من قبل معالي مدير الجامعة، مهمته الإشراف المباشر على هذه الإدارة، كذلك التنسيق بينها وبين عمادات وإدارات وأقسام الجامعة المختلفة فيما يخص اختصاصات هذه الإدارة، حضور اللجان والندوات والمؤتمرات التي تخص أعمال النشر والطباعة، إضافة إلى أعبائه التدريسية المعتادة، ويساعده مدير إدارة يقوم بأعباء الإدارة والإشراف على منسوبي الإدارة وكل الأعمال الإدارية والمالية لتسيير أعمال الإدارة، كما يقوم بأعباء المشرف أثناء غيابه خلال إجازته السنوية أو انتدابه في مهام رسمية.

وتتكون الإدارة من الوحدات المساندة التالية:
وحدة السكرتارية والاتصالات، وحدة المتابعة، وحدة الورشة الفنية، وحدة المستودع، وحدة الشراء المباشر.

وحدة السكرتارية والاتصالات:
تقوم هذه الوحدة بأعمال ومهام مختلفة مثل استقبال طلبات الطباعة الواردة للإدارة من جهات الجامعة المختلفة وفرع الجامعة بالقصيم، وكذلك بعض الجهات الحكومية التي تتعاون معها الجامعة، وكذلك الجمعيات العلمية بالجامعة وتقوم بإحالتها للأقسام المختصة بعد عرضها على المشرف والتأشير باتخاذ اللازم بشأنها. أيضاً تقوم هذه الوحدة بالخدمات الخاصة بأعمال شؤون الموظفين من تسيير إجراءاتهم من إجازات مختلفة وجميع ما يخصهم من خدمات، كذلك تضطلع هذه الوحدة بالأعمال الخاصة بجميع مكاتبات الإدارة الخاصة بالنشر العلمي والمطبوعات الأخرى الخاصة بوحدات الجامعة المختلفة، إضافة لأعمال السكرتارية الخاصة بالمشرف ومدير الإدارة، مثل تسجيل المواعيد الخاصة بالمشرف لحضور اللجان المختلفة والاجتماعات، وكذلك مراقبة حضور وانصراف منسوبي الإدارة وضبط عملية انتظامهم في العمل.

وحدة المتابعة:
مهام هذه الوحدة هي استقبال طلبات النشر والمواد المراد نشرها وطباعتها، وفتح أذون تشغيل لها واستلام مواصفات الطبع وتحويلها للقسم المختص، وكذا التنسيق بين قسم النشر العلمي وأقسام المطابع المختلفة، وكذلك التنسيق بين الإدارة وبين وحدات الجامعة المختلفة التي لها أعمال في مراحل الطباعة، وكذلك متابعة الأعمال الموجودة بالإدارة في مراحل النشر المختلفة في أقسامها ووحداتها الفنية المختلفة، كما يتبع لها وحدة الحركة والتسليم، ومهمتها استلام وتجميع وترتيب المطبوعات الجاهزة والتنسيق مع الجهات الطالبة بالجامعة ليتم استلامها.

وحدة المستودع:
وهي الجهة المسؤولة عن حفظ مواد الطباعة من أوراق ومحاليل ،وخامات طباعة، والصرف منها للأقسام حسب الحاجة والعمل على المحافظة عليها وإخطار الإدارة عن اي نقص في المواد والخامات المطلوبة ليتم تأمينها في الوقت المناسب.

وحدة الشراء المباشر:
وهي مسؤولة عن توفير مستلزمات أقسام ووحدات الإدارة العاجلة من المواد والخامات المستعجلة وتسديدها من السلفة المخصصة للإدارة.

وحدة الورشة الفنية:
وهي مسؤولة ورشة صغيرة يتم فيها صيانة وإصلاح الأعطال الخفيفة لمكائن الطبع المختلفة وتتوافر بها المعدات اللازمة للقيام بعمليات الصيانة الخفيفة.

قسم النشر العلمي:
يتبع لهذا القسم وحدتان رئيسيتان هما:
وحدة تحرير مواد النشر العلمي، ووحدة التصحيح اللغوي والترجمة، ويناط بهذا القسم استلام مشروعات الكتب التي وافق المجلس العلمي بالجامعة على نشرها، سواء كانت مؤلفة أو مترجمة لتنشر من قبل الجامعة في مختلف المجالات حيث يقوم القسم بمراجعتها لغوياً وفنياً وتحريرها لتصبح جاهزة للنشر ومتابعتها حتى تخرج إلى حيز الوجود، كذلك يقوم القسم باستقبال جميع ما قُبل للنشر بمجلة الجامعة بفروعها المختلفة بعد تحكيمه من قبل المجلس العلمي حيث تخضع جميع هذه الأبحاث المقدمة لجميع الإجراءات التي ذكرت بشأن الكتب، ومتابعة ذلك حتى تخرج جميع هذه الأبحاث في شكل مادة علمية بفروع المجلة المختلفة. كذلك يقوم هذا القسم بالتعاون والمساعدة في تجهيز مواد رسالة الجامعة في خلال فتات صدورها

قسم التصميم
يتولى هذا القسم مهمة تصميم وإخراج المواد والشعارات والخرائط وأغلفة الكتب والمجلات وعمل التصميمات اللازمة لها طبقاً للقواعد الفنية. وقد تم تزويد القسم حديثاً بأجهزة حاسب آلي لتنفيذ الأعمال إلكترونياً بواسطة الحاسب الآلي، مما وفر كثيراً من الوقت والجهد اللازمين لإنجاز الأعمال.

قسم الصف التصويري (الكميبوتر)
ومواكبة للتطور الذي طرأ على عملية النشر المكتبي وإدخال المعلومات، فإنه مع بداية العام الدراسي 1417/1418هـ تم تزويد القسم بأجهزة حاسب آلي إضافية نظام ماكنتوش، كما زود القسم بأجهزة من نظام (أي بي إم) وهذه الأجهزة دعمت القسم فأصبح العمل يسلم جاهزاً لقسم المونتاج مباشرة
قسم المونتاج والتصوير
يتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التصوير: وفيها يتم تصوير مواد الطباعة ميكانيكاً.
- وحدة المونتاج: وفيها يتم تحديد المقاس المناسب للمطبوعة، ووضع الصور والأشكال في أماكنها المحددة إلكترونياً، وعمل ملازم الطباعة.
- وحدة فرز الألوان والتصوير الإلكتروني: وفيها يتم فرز ألوان الصور إلكترونياً وإخراجها في شكل فلم جاهز للتصوير على ألواح الأوفست (البليتات).
- وحدة ألواح الأوفست (البليتات): وهي المحطة الأخيرة لأعمال هذا القسم، وفيه يتم تصوير النصوص على ألواح الأوفست بعد التحميض لتحول بعد ذلك لقسم الطباعة. ايضا يقوم القسم بتجهيز العمليات الفنية اللازمة لإصدار صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.

قسم الطباعة
يتكون هذاالقسم من ثلاث وحدات هي:
الأوفست، والجي تو أو، والطباعة العادية (التيبو).
- وحدة الأوفست: وتتألف من خمس مكائن طباعة إحداها من نوع سبيد ماستر(أربعة ألوان)، وهي تعتبر من الدعامات المهمة لهذا القسم، وتوجد أربع مكائن أخرى مساعدة (2 لون). ويقوم هذا القسم بطباعة جميع الكتب والمجلات التي تنشرها الجامعة والجهات الأخرى التي تقوم الجامعة بمساعدتها في تأمين بعض مطبوعاتها، وكذلك الكتيبات والبروشورات والنماذج الخاصة بالمستشفيات الجامعية.
- وحدة (الجي تو أو): وتتألف من خمس مكائن طباعة أوفست، وتقوم بطباعة الأغلفة والأبواك والنشرات ومستلزمات المستشفيات الجامعية، ومن هذه المكائن الخمس توجد اثنتان (لونين) وثلاث مكائن (لون واحد).
- وحدة الطباعة العادية (التيبو): تتألف هذه الوحدة من (7) مكائن طباعة مختلفة الأحجام تبدأ من مقاس 57×82 سم إلى 22.5×32.5 سم وتقوم الوحدة بتأمين مستلزمات الجامعة من الكروت والبطاقات والظروف وتكسير وتجهيز الملفات المختلفة وملفات المرضى للمستشفيات الجامعية. كما يقوم القسم بطباعة صحيفة رسالة الجامعة في خلال فترات صدورها أسبوعياً.

قسم التجليد
ويتكون هذا القسم من الوحدات التالية:
- وحدة التجليد الفني: وفيها تتم خياطة الكتب بآلات الخياطة مع تركيب الشاش، ثم يغري كعب الكتاب ويلصق به الغلاف المصنوع من الكرتون السميك أو المقوى المكسو بالجلد والقماش المشمع أو الشامواه، ويكتب عليه بماء التذهيب، ثم يركب (جاكت) أو قميص الكتاب حسب المواصفات الفنية المطلوبة.
- وحدة التجليد الآلي: يتم العمل أوتوماتيكياً عن طريق وضع الملازم في محطات التجميع وتركيب الغلاف بحيث يخرج الكتاب جاهزاً للقص.
- وحدة التجليد العادي: وفيها يتم التجميع اليدوي للأوراق والدفاتر والمذكرات الصغيرة والأوراق المركبة ذات الأصول الصور وتغرى وتدبس يدوياً، كما أن الوحدة مزودة بماكينة تجميع حديثة تعمل آلياً لجمع الأبواك المتكونة من أصل وعدة صور.
- وحدة الطي: وهي مختصة بطي ملازم الكتب وتجهيزها في شكل ملازم لتتحول بعد ذلك لماكينة التجليد الآلي.
- وحدة القص: يوجد بهذه الوحدة (5) مكائن قص حيث يتم قص المطبوعات إلى المقاسات المطلوبة وأيضاً تجهيز الورق الخام لمكائن الطبع.

قسم التصوير
تحتوي هذه الوحدة على ستة مكائن تصوير كبيرة من النوع kodak ektaprint 200 تصور الماكينة الواحدة أكثر من 70 ورقة في الدقيقة وتعطي نتائج ممتازة، وفي كثير من الأحيان تكون الصورة أفضل من الأصل المصور. وهذه الماكينات مزودة بأجهزة كمبيوتر تغذي بالمعلومات الخاصة بالتشغيل ويتم العمل أوتوماتيكياً.
وتستخدم في تصوير الأبحاث الصادرة عن مراكز البحوث بالكليات، وأصول وتجارب (بروفات) الكتب الجديدة، فضلاً عن تصوير الأغلفة والتقارير والأوراق والنماذج والأشكال المختلفة، وبها إمكانية التصغير والتدبيس طبقاً للأوامر المعطاة لها وقد زود القسم مؤخراً بماكينة تصوير للأعمال الملونة وجار العمل حالياً على تزويد القسم بمكنة ماركة ....... يتاح من خلالها التصوير والتجميع في آن مما يوفر جهوداً كبيرة ووقتاً يستغل في تحسين الإنتاج وجودته

__________________